Hoe ziet thuis, bij de jou in de keuken, de bestek lade eruit?
Netjes gesorteerd? Kleine messen apart van de grote messen? Of alles door elkaar? Zo?                                                                                  of zo?

1. Veel tijd kwijt met zoeken
2. Misgrijpen omdat het er niet is.
3. Het verkeerde mes gebruiken omdat je zo snel de juiste niet kunt vinden
etc.

Besluiten, wijzigingen, aanvullingen en mijlpalen met contractuele en financiële consequenties moeten geactualiseerd en op eenduidige wijze vastgelegd te zijn in het projectdossier.

• Wat bewaar je en in welke map?
• Hoe maak je onderscheid tussen project-management en project-resultaat producten?
• Hoe weet je wat de laatste goedgekeurde versie is?
• Hoe leg je besluiten of afspraken met een financieel of juridisch belang, zoals testresultaten, acceptaties en (technische) wijzigingen, duidelijk en rechtsgeldig ondertekend vast?
• Hoe zorg je dat een besluit in een stuurgroep genomen wordt genoteerd en in de daarop volgende stuurgroep wordt bekrachtigd?
• Hoe zorg je dat iedereen zich aan de afgesproken regels rondom vastlegging en dossiervorming houdt?

Voor het goed inrichten van een waterdicht projectdossier is ervaring en tijd nodig. Een deel kunnen je afvangen in de afgesproken project governance. Maar het komt uiteindelijk aan op het consequent, nauwkeurig en ordentelijk bijhouden van het dossier.

• De projectmanager doet dit zelf, voorzien van richtlijnen en advies vanuit een centraal PMO.
• Of binnen het project is een PSO-er die dit werk uit handen neemt van een projectmanager.

Binnen P3O behandelt de functie “Informatie en configuratie management” dit proces.

Toch vind ik de informatie en uitwerking hiervan in deze methodieken nog vrij oppervlakkig en zeker als het juridisch waterdicht moet zijn onvoldoende.
Ik kan helaas weinig aanvullende informatie over dit onderwerp vinden. Tips zijn welkom.