Woensdag 28 maart 2012 werd door de BPUG een workshop onder leiding van Ed Lam van Insights International georganiseerd. Volgens de uitnodiging gaan we op zoek naar personen en rollen die voorwaardelijk zijn om benefits management in een organisatie op de kaart te zetten en naar een aanpak die zo laagdrempelig is dat men er geen nee tegen kan zeggen.Als ik zelf een dieet volg om een paar kilo af te vallen (“ja de zomer komt er weer aan”) ga ik toch ook op de weegschaal staan om te kijken naar de voorgang en of de baten (“hoera de bikini van vorig jaar kan ik weer aan”) gerealiseerd worden?
Na de algemene BPUG ledenvergadering kregen we een kleine opfrisser over wat benefit management is en wat de diverse methodieken hierover zeggen (Prince2, MSP, Portfolio management).
Daarna moesten we zelf actief aan de slag. In diverse groepjes werd nagedacht over faal- maar vooral succesfactoren om Benefit management op gang te krijgen in organisaties.
Er waren 3 thema’s waaruit je kon kiezen om met elkaar tot aanbevelingen te komen.
- Start condities (wat zijn enablers?):
- Energyzer (positieve)
- Organisatie volwassenheid & best management practices (wat heb je nodig?)
Hoewel meerdere groepjes zich bogen dezelfde onderwerpen, bleek na het naast elkaar rijden van de flipovers, dat er verrassend veel overeenkomsten waren in suggesties. En nog leuker … geen van de teams had zich druk gemaakt over faal factoren … iedereen ging uit van de kracht van positief denken.
Er kwam ook veel energie in de groepen omdat we stonden ipv zitten.
Dit zijn de verzamelde aanbevelingen:
1. Start condities (wat zijn enablers?):
Eigenaarschap van de baten moet goed zijn belegd (externe focus en goed opdrachtgever/nemer schap). Opdrachtgever krijgt de benefit.- Weten wat je als organisatie wil (strategie en visie)
- Als organisatie raak ‘willen’ schieten (er moet voldoende pijn zijn)
- Als organisatie willen leren (het niet erg vinden als baten niet gerealiseerd worden)
- Maak beloning helder (op diverse niveau’s: individu, projectteam, lijn) als baten wordt gerealiseerd (niet straffen). What’s in it for me?
- Baten realiseren is een lange termijn planning. Dit gaat makkelijker in bedrijven met een familie cultuur. Benoem quick wins.
- Men moet transparant durven te zijn (acceptatie van de transparantie).
- KPI’s smart maken en koppelen aan de baten. Niet alleen financiële KPI’s (ook bijvoorbeeld tevredenheid)
- Maak oneliners / Hou focus en consistentie
- Gedreven leiderschap / commitment
- Samenwerking / Eigen kracht / Vertrouwen
- Alignment met de doelstellingen (zowel persoonlijk als organisatie)
- Complimenteren & belonen
3. Organisatievolwassenheid (P3RM) & best management practices
- Alignment tussen organisatie volwassenheid en complexiteit benefit management.
- Inzicht in de voordelen krijgen.
- Meten is weten. Informatie voorziening moet zo ingericht zijn dat je benefits voortgang kunt meten.
- Er moet een onafhankelijke meet instantie zijn zoals een PMO
- Er moet een sense of urgency zijn
- De strategie moet worden gekoppeld aan prioriteitstelling T-D.
- De programma manager moet de verantwoordelijkheid krijgen (naast TKG)
- Er moet een benefitsplan op programma en op portfolio niveau zijn
- Men moet keuzes durven maken (welke benefits wil je op welke manier realiseren?)
- Leren van fouten
Met een glimlach op mijn gezicht reed ik die avond terug naar huis. Mijn vermoeden werd bevestigd.
Dank je wel Ed.
Als iemand nog aanvullende informatie heeft n.a.v. van deze workshop dan hoor ik het graag.