Vooraf , tijdens en na projectuitvoeringen vinden regelmatig projectbijeenkomsten plaats. Een voor deelnemers actieve en betrokken vorm is een workshop of een interactieve sessie.
Dat workshops werken blijkt uit onderzoek van o.a. Hoogleraar Jaap Boonstra. Die heeft aangetoond dat projecten waarin de workshopaanpak is toegepast (interactieve sessies), een significant grotere kans van slagen hebben.
Een workshop = een participatieve bijeenkomst, waarin mensen die belangen- of kennisdrager zijn door middel van een open dialoog, actief meewerken aan het resultaat. Een workshop wordt begeleid door een onafhankelijke procesbegeleider (facilitator) (Bron: “Hartelijk gefaciliteerd”)
Workshops creëren:
- Meer snelheid in je project.
-
Meer kwaliteit, door gebruik te maken van collectieve kennis, zeker bij complexe onderwerpen.
-
Meer draagvlak en begrip.
-
Grotere efficiency.
-
Verbeterde werkrelaties.
-
Gezamenlijk eigenaarschap van resultaten.
-
Verlaagd risico van scopeafwijkingen.
Kan een projectmanager dit zelf doen?
Projectbijeenkomsten worden in de praktijk vaak voorbereid en geleid door de projectmanager. Soms is het handig om dit uit te besteden aan een onafhankelijke facilitator, die zich kan concentreren op het begeleiden van het proces. Bijvoorbeeld een senior PMO medewerker of een collega projectmanager.
Citaat uit Projectmatig creëren 2.0: “Bij een Project Start Up is 1 functionaris zeker aanwezig: de PSU-begeleider. Het is niet gewenst dat de projectleider zelf deze rol op zich neemt. Hij moet met zijn gedachten, houding, gedrag en persoonlijke inzet volledig onderdeel zijn van het team, en alle aandacht besteden aan zijn rol in het project“.
In het boek wordt geadviseerd om een collega projectmanager hiervoor te vragen. Ook zijn er organisaties die hier inmiddels speciale functionarissen voor hebben.
En er zijn ook bedrijven waar je workshop facilitators of procesbegeleiders kunt inhuren. Ik ben hier zelf ook voor beschikbaar.
Het heeft een aantal voordelen om een meer onafhankelijke facilitator voor interactieve bijeenkomsten te vragen.
- De facilitator is onpartijdig, hetgeen handig kan zijn als er tegengestelde belangen of meningen spelen.
-
Deelnemers krijgen (gevoelsmatig) meer ruimte voor eigen inbreng. De hiërarchie wordt er meer door geneutraliseerd, omdat de facilitator niet tot één van de hiërarchische onderdelen behoort. De projectmanager kan zelf actief meedoen qua inhoud.
Een goede facilitator heeft:
- Kennis en ervaring van interactieve werkvormen
- Kennis van het ontwerpen van interactieve sessies (voorbereiding)
- Kennis en ervaring met groepsdynamische processen
- Last but nog least: je eigen houding en gedrag zijn essentieel om een groep in beweging te krijgen en goed te faciliteren.
Checklist: Heb ik een facilitator nodig?
Een handige checklist om te besluiten wel of niet een facilitator erbij te betrekken is hier te vinden.
Waar moet een goede facilitator (of proces begeleider) aan voldoen?
- Zorgen voor gelijkwaardige inbreng van alle deelnemers. Groepsdynamica managen
-
Bewaken dat men goed naar elkaar luistert.
-
Tijd bewaken tijdens de sessie.
-
Je moet objectief en neutraal kunnen blijven met betrekking tot de inhoud.
-
Geduldig blijven. Niet ingrijpen als de deelnemers worstelen om het resultaat van de workshop te bereiken. De worsteling is vaak net zo belangrijk als de uitkomst.
-
Brug tussen technische en niet technische informatie slaan. Vraag wat bepaalde afkortingen of jargon betekenen. De kans is groot dat er meer deelnemers zijn die dit niet weten, maar dit wellicht niet durven te zeggen.
N.B.
a. De projectmanager blijf de professional, vooral als deze niet zelf faciliteert,
Een korte beschrijving van hoe je een interactieve bijeenkomst of workshop binnen projecten kunt aanpakken en meer over workshops kun je lezen in mijn boek “Het project management office als pop-up shop” Hoofdstuk 11 “Samen met zijn allen: het organiseren van een workshop”.
Aanvullende bronnen:
- Wil je meer lezen over het faciliteren vak zelf en voorbeelden van werkvormen krijgen lees dan “Hartelijk gefaciliteerd“.
- Visuele meetings, Hoe graphics, post-its & idea mapping het groepsproces kunnen transformeren.
Trainingen:
- APMG Facilitation (Officiële internationale certificering tot facilitator)
- Facilitation academy (Trainingen voor zowel beginnende als ervaren facilitators: van basiskennis en verdieping tot manieren om je eigen creatieve werkvormen te ontwikkelen)
- Hartelijk gefaciliteerd (Ontwerpen van interactieve meetings, werkvormen die werken, groepsdynamica voor facilitators)
- 2 Facilitate 4 best results (Basistraining faciliteren, Opdracht duidelijk!, Jouw houding bepaalt de verhouding